Pentru membrii unei organizaţii proiectele par a se ivi fara nici o pregatire speciala prealabila. Proiectele sunt foarte diverse şi pot implica una sau două persoane care lucrează câteva zile sau săptămâni, dar pot ajunge şi la câteva zeci sau chiar sute de oameni care muncesc ani de zile .
Proiectele şi activităţile desfăşurate în cadrul proiectelor sunt privite adesea
în contrast cu noţiunea de proces:
- procesul reprezintă activităţile normale, de zi cu zi, ale unei
organizaţii,
- proiectul reprezintă in general ceva în afara
activităţilor de rutină.
Proiectul reprezinta o serie de activităţi organizate, desfăşurate în vederea atingerii unor ţeluri sau obiective predefinite, care necesită resurse şi efort şi care reprezintă o întreprindere unică (şi, prin urmare, riscantă), pe baza unui buget şi a unui program. Succesul unui proiect poate fi măsurat prin cât s-a apropiat acesta de atingerea ţelurilor sau a obiectivelor (ceea ce este o problemă de calitate), cu respectarea parametrilor referitori la buget şi termene. Imediat ce proiectul este realizat, acesta îşi încetează existenţa; prin urmare, munca depusă în cadrul unui proiect nu este permanentă.
Prin urmare un proiect are urmatoarele caracteristici
principale:
- reprezinta o intreprindere unica (difera de alte proiecte in
diverse
aspecte),
- are obiective, scopuri
specifice,
- necesita resurse (umane sau
tehnice),
- se bazeaza pe un
buget,
- urmeaza o anumita
planificare,
- presupune efortul unor
oameni,
- se evalueaza pe baza unor metode de masurare a
calitatii,
- dureaza o perioada limitata de timp.
Rezultatul unui proiect este un produs sau un serviciu.
Proiectele nu se desfăşoară în mod izolat: există un mediu care le generează şi cu care interacţionează pe intreg parcursul cilului lor de viata.
Structuri organizationale
Cele mai intalnite modele de structuri organizationale sunt cele ierarhice (subordonare ierarhica, pe verticala): director executiv, comitet director, departamente (marketing, conceptie si ingineria produselor - pot fi impartite in sub-divizii in raport cu grupele generale de produse realizate, productie vanzari, personal, financiar).
Proiectele cuprind adesea toate aceste diviziuni -> pot apare conflicte pe orizontala (ex. marketing promite clientilor mai mult decat departamentul de soft poate realiza). Echipele ce lucreaza la proiecte sunt formate din persoane provenite din diverse domenii ce vor lucra impreuna doar pe durata proiectelor (avantaje - diversificarea cunostintelor, dezavantaje - conflicte de 'cultura').
Participantii activi in ciclul de viata al unui
proiect:
-
seful de
proiect,
-
echipa de realizare a proiectului (de dezvoltare in cazul proiectelor
informatice),
- sponsorul : persoana responsabila cu asigurarea succesului
proiectului,
- promotorul: persoana care actioneaza in sprijinul unui proiect sau a unei
propuneri de proiect(poate fi aceeasi persoana cu
sponsorul)
- clientul: persoana sau organizatia care plateste pentru a beneficia de
serviciile/produsele rezultate in urma
proiectului
- consumatorul: (ex. utilizatorul direct al unei aplicatii)
- analiza SWOT
(Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) - identificarea atuurilor,
deficientelor (determinate de mediul intern al organizatiei), oportunitatilor si
amenintarilor (determinate de factori externi: sociali, tehnologici, economici,
ecologici si politici). Concluziile
analizei pot conduce la decizii
pentru:
- fortificarea
atuurilor,
- abordarea punctelor
slabe,
- gasirea de modalitati de beneficiere de pe urma
oportunităţilor,
- evitarea sau reducerea ameninţărilor.
Toate aceste directii de actiune se
pot constitui in final intr-un eventual proiect (aceast etapa nu reprezinta
initierea proiectului, ci doar sursa acesteia).
Abordarea punctelor slabe se face in urma unei analize utilizand metoda Pareto
(utilizand legea lui Pareto - raportul 20/80 privind valoarea si cantitatea -
ex. defectare harddisk) sau diagramele
cauza-efect.
Analiza Pareto -
ordonarea problemelor in functie de magnitudinea acestora. Se
va
Diagrame cauza-efect
(Ishikawa, "os de peste") - se definesc efecte (rezultate) care se reduc la
factori care au contribuit la aparitia acestora (cauzele). Vor fi abordate
cauzele principale ale unui efect (figura 1).

Figura 1. Diagrama
cauza-efect
Un proiect poate
lua nastere si ca urmare a dorintei de indeplinire a obiectivelor (ceea ce
doreste sa se realizeze) unei organizatii. Identificarea obiectivelor se
face la nivelul cel mai inalt al unei organizatii. Dintre tehnicile de
identificare a obiectivelor
amintim:
-
brainstorming - se realizeaza in grupuri restranse, avand un 'moderator',
care parcurg urmatoarele
etape:
o expunere de idei referitoare la
obiective,
o discutarea ideilor prezentate
(respingere/acceptare),
o ordonarea ierarhica (in functie de importanta) a
obiectivelor.
- grup nominal - este un brainstorming 'disciplinat' - obiectivele
sunt identificate individual, expuse intregii echipe + clarificare, ordonate
dupa importanta in urma unui
vot.
-
diagrame de afinitati - permite gruparea obiectivelor similare prin
trasarea de linii de 'afinitate' intre obiective asemanatoare intr-o oarecare
masura -> clasificare a obiectivelor.
Se pune problema trecerii de la obiective la proiecte (CE trebuie realizat la CUM trebuie realizat) - activitate dificila care implica multi factori.
O
cerinţă reprezintă o formulare a
ceea ce se aşteaptă de la rezultatul unui proiect (exprimare detaliata a
obiectivelor). Spre deosebire de specificatie, care reprezinta descrierea
caracteristicilor unui produs sau serviciu, o cerinta defineste un produs
si ceea ce trebuie sa realizeze el. Obţinerea unor cerinţe clare pentru
un proiect presupune identificarea următoarelor
elemente:
-
stabilirea elementelor care constituie cele mai potrivite şi mai
acceptabile
cerinţe,
-
stabilirea atributelor care demonstrează cel mai bine elementele acestor
cerinţe,
-
soluţionarea eventualelor conflicte de interese în plan organizaţional,
tehnic sau financiar care pot apărea în legătură cu aceste cerinţe,
- obţinerea acordului şi a documentaţiei referitoare la cerinţele asupra
propunerii şi la reprezentările acestora.
Urmatorul pas inainte de inceperea unui proiect este elaborarea unui studiu de fezabilitate (care specifica cat de realizabile sunt cerintele sau cat sunt de capabile de a aduce beneficii). Acest studiu de fezabilitate presupune eleborarea unui document de specificatii si identificarea unor scenarii de solutii potentiale acceptabile.
Riscul şi incertitudinea sunt prezente în cele mai multe proiecte. Riscul reprezintă posibilitatea producerii unor pierderi sau a unor consecinţe nefaste. În general, riscurile pot fi identificate, iar odată identificate, trebuie să se evalueze şi probabilitatea producerii lor.
Categorii de riscuri:
- incendiile şi dezastrele
naturale;
-
accidentele;
- riscul politic şi social (război, mişcări sociale, tâlhării şi
vandalism);
- riscul
tehnic;
-
riscul de
marketing;
- riscul forţei de muncă (încetări ale lucrului, greve, fluctuaţii ale
personalului);
- riscul cerinţelor obligatorii (conformarea la unele standarde,
siguranţa).
Marimea unui risc este direct proportionala cu marimea proiectului.
Decizia privind selectarea celei mai bune
optiuni posibile spre realizare are, in general, un grad ridicat de
subiectivism. Principalii factori ce trebuie luati in considerare in luarea unei
decizii
sunt:
- coerenta - gradul
de legătură dintre diferitele părţi ale propunerii, precum şi între acestea şi
obiectivele şi nevoile
organizaţiei,
- metode de asistare in luarea
deciziilor:
o arbori de
decizie
o formula de ierarhizare a
propunerilor
o indicele de selectie al
propunerii
o liste de verificare
-
Lansare – specificarea succintă a
proiectului
-
Elaborarea – planificarea activităţilor
necesare şi a resurselor necesare. Specificarea caracteristicilor şi proiectarea
arhitecturii
-
Construcţie – construirea produsului printr-o
serie de iteraţii incrementale
-
Tranziţie – furnizarea produsului comunităţii
(distribuire, instruire etc) -
definire:....
Probleme ale
proiectelor informatice
- nemasurabil,greu de
estimat
- complexitate
ridicata
- greu de masurat
calitatea
-
livrare,respecta cerintele, furnizorul e multumit
-
garantare succes: ob clare, personal capabil, suport manag, resurse
eficiente,comunicare/control
Evaluarea succesului unui proiect se poate face
răspunzand la următoarele
întrebări:
·
proiectul a indeplinit obiectivele referitoare la termene, costuri şi
calitate?
·
rezultatul proiectul satisface cerinţele exprimate de
client?
·
rezultatele proiectului pot determina nasterea unor noi
proiecte?
Succesul unui proiect este dat si de gradul de calitate al produsului si/sau
serviciului rezultate in urma finalizarii proiectului. Calitatea
unui produs/serviciu este data de totalitatea atributelor şi caracteristicilor
acestuia care reprezintă capacitatea acestuia de a satisface anumite nevoi
implicite sau declarate.Calitatea unui produs sau serviciu poate fi
privita din mai multe
perspective:
·
perspectiva
produsului: conţinutul produsului
;
·
perspectiva
utilizatorului: satisfacerea cerinţelor
utilizatorului;
·
perspectiva
producătorului: conformarea la
specificaţii;
·
perspectiva
valorii obţinute: furnizarea rezultatului la un preţ
acceptabil;
·
perspectiva
transcendentă: se refera la "excelenţă intrinsecă"
(cazul operelor de artă).
- estimare si
planificare - costuri, timpi, interdependente intre diferite
sarcini;
- formare echipa - slectare persoane, motivare,
aplanare conflicte, asigura buna comunicare;
- raportare,
contacte - mentine legatura cu sefii sai, clientul, autoritatile si cu cei ce
participa efectiv la proiect;
- obtinere/folosire
instrumente adecvate - se asigura ca toate instrumentele necesare bunei
desfasurari a activitatilor sunt disponibile;
-
administrarea/coordonarea activitatilor;
- gestiunea
schimbarilor