Analiza si gestiunea sistemelor informatice complexe
Curs 9

Introducere in gestiunea proiectelor

Back Up Next

1. Proiecte

        Pentru membrii unei organizaţii proiectele par a se ivi fara nici o pregatire speciala prealabila. Proiectele sunt foarte diverse şi pot implica una sau două persoane care lucrează câteva zile sau săptămâni, dar pot ajunge şi la câteva zeci sau chiar sute de oameni care muncesc ani de zile .

        Proiectele şi activităţile desfăşurate în cadrul proiectelor sunt privite adesea în contrast cu noţiunea de proces
            - procesul reprezintă activităţile normale, de zi cu zi, ale unei organizaţii,
   
         - proiectul reprezintă in general ceva în afara activităţilor de rutină.

        Proiectul reprezinta o serie de activităţi organizate, desfăşurate în vederea atingerii unor ţeluri sau obiective predefinite, care necesită resurse şi efort şi care reprezintă o întreprindere unică (şi, prin urmare, riscantă), pe baza unui buget şi a unui program. Succesul unui proiect poate fi măsurat prin cât s-a apropiat acesta de atingerea ţelurilor sau a obiectivelor (ceea ce este o problemă de calitate), cu respectarea parametrilor referitori la buget şi termene. Imediat ce proiectul este realizat, acesta îşi încetează existenţa; prin urmare, munca depusă în cadrul unui proiect nu este permanentă.

        Prin urmare un proiect are urmatoarele caracteristici principale:
                - reprezinta o intreprindere unica (difera de alte proiecte in diverse aspecte),
                - are obiective, scopuri specifice,
                - necesita resurse (umane sau tehnice),  
                - se bazeaza pe un buget
                - urmeaza o anumita planificare,
                - presupune efortul unor oameni,
                - se evalueaza pe baza unor metode de masurare a calitatii,
                -
dureaza o perioada limitata de timp.

        Rezultatul unui proiect este un produs sau un serviciu.

        Proiectele nu se desfăşoară în mod izolat: există un mediu care le generează şi cu care interacţionează pe intreg parcursul cilului lor de viata.

Structuri organizationale

        Cele mai intalnite modele de structuri organizationale sunt cele ierarhice (subordonare ierarhica, pe verticala): director executiv, comitet director, departamente (marketing, conceptie si ingineria produselor - pot fi impartite in sub-divizii in raport cu grupele generale de produse realizate, productie vanzari, personal, financiar).

        Proiectele cuprind adesea toate aceste diviziuni -> pot apare conflicte pe orizontala (ex. marketing promite clientilor mai mult decat departamentul de soft poate realiza). Echipele ce lucreaza la proiecte sunt formate din persoane provenite din diverse domenii ce vor lucra impreuna doar pe durata proiectelor (avantaje - diversificarea cunostintelor, dezavantaje - conflicte de 'cultura').

        Participantii activi in ciclul de viata al unui proiect:
            - seful de proiect,
            - echipa de realizare a proiectului (de dezvoltare in cazul proiectelor informatice),
            - sponsorul : persoana responsabila cu asigurarea succesului proiectului,
            - promotorul: persoana care actioneaza in sprijinul unui proiect sau a unei propuneri de proiect(poate fi aceeasi persoana cu sponsorul)
            - clientul: persoana sau organizatia care plateste pentru a beneficia de serviciile/produsele rezultate in urma proiectului
            - consumatorul: (ex. utilizatorul direct al unei aplicatii)

2. Obiectivele unei organizatii. Nasterea unui proiect

    - analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) - identificarea atuurilor, deficientelor (determinate de mediul intern al organizatiei), oportunitatilor si amenintarilor (determinate de factori externi: sociali, tehnologici, economici, ecologici si politici).  Concluziile analizei pot conduce la decizii pentru:
                - fortificarea atuurilor, 
                - abordarea punctelor slabe, 
                - gasirea de modalitati de beneficiere de pe urma oportunităţilor,
                - evitarea sau reducerea ameninţărilor.
Toate aceste directii de actiune se pot constitui in final intr-un eventual proiect (aceast etapa nu reprezinta initierea proiectului, ci doar sursa acesteia).

        Abordarea punctelor slabe se face in urma unei analize utilizand metoda Pareto (utilizand legea lui Pareto - raportul 20/80 privind valoarea si cantitatea - ex. defectare harddisk) sau diagramele cauza-efect.
        Analiza Pareto - ordonarea problemelor in functie de magnitudinea acestora. Se va 
        Diagrame cauza-efect (Ishikawa, "os de peste") - se definesc efecte (rezultate) care se reduc la factori care au contribuit la aparitia acestora (cauzele). Vor fi abordate cauzele principale ale unui efect (figura 1).


Figura 1.
Diagrama cauza-efect

    Un proiect poate lua nastere si ca urmare a dorintei de indeplinire a obiectivelor (ceea ce doreste sa se realizeze) unei organizatii.  Identificarea obiectivelor se face la nivelul cel mai inalt al unei organizatii. Dintre tehnicile de identificare a obiectivelor amintim:
            - brainstorming - se realizeaza in grupuri restranse, avand un 'moderator', care parcurg urmatoarele etape: 
                    o   expunere de idei referitoare la obiective,
                    o   discutarea ideilor prezentate (respingere/acceptare),
                    o   ordonarea ierarhica (in functie de importanta) a obiectivelor.
            - grup nominal - este un brainstorming 'disciplinat' - obiectivele sunt identificate individual, expuse intregii echipe + clarificare, ordonate dupa importanta in urma unui vot.
            - diagrame de afinitati - permite gruparea obiectivelor similare prin trasarea de linii de 'afinitate' intre obiective asemanatoare intr-o oarecare masura -> clasificare a obiectivelor.

        Se pune problema trecerii de la obiective la proiecte (CE trebuie realizat la CUM trebuie realizat) - activitate dificila care implica multi factori.  

        O cerinţă reprezintă o formulare a ceea ce se aşteaptă de la rezultatul unui proiect (exprimare detaliata a obiectivelor). Spre deosebire de specificatie, care reprezinta descrierea caracteristicilor unui produs sau serviciu, o cerinta defineste un produs si ceea ce trebuie sa realizeze el. Obţinerea unor cerinţe clare pentru un proiect presupune identificarea următoarelor elemente:
   
         - stabilirea elementelor care constituie cele mai potrivite şi mai acceptabile cerinţe,
   
         - stabilirea atributelor care demonstrează cel mai bine elementele acestor cerinţe,
   
         - soluţionarea eventualelor conflicte de interese în plan organizaţional, tehnic sau financiar care pot apărea în legătură cu aceste cerinţe,
   
         - obţinerea acordului şi a documentaţiei referitoare la cerinţele asupra propunerii şi la reprezentările acestora.

        Urmatorul pas inainte de inceperea unui proiect este elaborarea unui studiu de fezabilitate (care specifica cat de realizabile sunt cerintele sau cat sunt de capabile de a aduce beneficii).  Acest studiu de fezabilitate presupune eleborarea unui document de specificatii si identificarea unor scenarii de solutii potentiale acceptabile.

3. Riscuri. Luarea deciziilor

        Riscul şi incertitudinea sunt prezente în cele mai multe proiecte. Riscul reprezintă posibilitatea producerii unor pierderi sau a unor consecinţe nefaste. În general, riscurile pot fi identificate, iar odată identificate, trebuie să se evalueze şi probabilitatea producerii lor.

        Categorii de riscuri:
            - incendiile şi dezastrele naturale;
            - accidentele;
            - riscul politic şi social (război, mişcări sociale, tâlhării şi vandalism);
            - riscul tehnic;
            - riscul de marketing;
            - riscul forţei de muncă (încetări ale lucrului, greve, fluctuaţii ale personalului);
            - riscul cerinţelor obligatorii (conformarea la unele standarde, siguranţa).

        Marimea unui risc este direct proportionala cu marimea proiectului.

        Decizia privind selectarea celei mai bune optiuni posibile spre realizare are, in general, un grad ridicat de subiectivism. Principalii factori ce trebuie luati in considerare in luarea unei decizii sunt:
                - coerenta - gradul de legătură dintre diferitele părţi ale propunerii, precum şi între acestea şi obiectivele şi nevoile organizaţiei,
                - metode de asistare in luarea deciziilor:
                        o  arbori de decizie
                        o  formula de ierarhizare a propunerilor
                        o  indicele de selectie al propunerii
                        o  liste de verificare

4. Ciclu de viata a unui proiect informatic

            -         Lansare – specificarea succintă a proiectului
            -         Elaborarea – planificarea activităţilor necesare şi a resurselor necesare. Specificarea caracteristicilor şi proiectarea arhitecturii
            -         Construcţie – construirea produsului printr-o serie de iteraţii incrementale
            -         Tranziţie – furnizarea produsului comunităţii (distribuire, instruire etc)
    - definire:....

    Probleme ale proiectelor informatice
   
    - nemasurabil,greu de estimat
        - complexitate ridicata
        - greu de masurat calitatea

5. Factori de succes ai unui proiect

    - livrare,respecta cerintele, furnizorul e multumit
    - garantare succes: ob clare, personal capabil, suport manag, resurse eficiente,comunicare/control
        Evaluarea succesului unui proiect se poate face răspunzand la următoarele întrebări:
   
         ·       proiectul a indeplinit obiectivele referitoare la termene, costuri şi calitate?
   
         ·       rezultatul proiectul satisface cerinţele exprimate de client?
   
         ·       rezultatele proiectului pot determina nasterea unor noi proiecte?

        Succesul unui proiect este dat si de gradul de calitate al produsului si/sau serviciului rezultate in urma finalizarii proiectului. Calitatea unui produs/serviciu este data de totalitatea atributelor şi caracteristicilor acestuia care reprezintă capacitatea acestuia de a satisface anumite nevoi implicite sau declarate.Calitatea unui produs sau serviciu poate fi privita din mai multe perspective:
   
         ·       perspectiva produsului: conţinutul produsului ;
   
         ·       perspectiva utilizatorului: satisfacerea cerinţelor utilizatorului;
   
         ·       perspectiva producătorului: conformarea la specificaţii;
   
         ·       perspectiva valorii obţinute: furnizarea rezultatului la un preţ acceptabil;
   
         ·       perspectiva transcendentă: se refera la "excelenţă intrinsecă" (cazul operelor de artă).

6. Responsabilitatile sefului de proiect

    - estimare si planificare - costuri, timpi, interdependente intre diferite sarcini;
    - formare echipa - slectare persoane, motivare, aplanare conflicte, asigura buna comunicare;
    - raportare, contacte - mentine legatura cu sefii sai, clientul, autoritatile si cu cei ce participa efectiv la proiect;
    - obtinere/folosire instrumente adecvate - se asigura ca toate instrumentele necesare bunei desfasurari a activitatilor sunt disponibile;
    - administrarea/coordonarea activitatilor;
    - gestiunea schimbarilor

 

Back Up Next